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Responsable Gestion Documentaire et Archivage Société F/H

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Company : Safran Landing Systems Job field : Legal Location : Velizy , Ile de France , France Contract type : Permanent Contract duration : Full-time Required degree : Master Degree Required experience : More than 3 years Professional status : Professional, Engineer & Manager Spoken language(s) : English Intermediate
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Job Description

• Proposer, animer et coordonner la mise en œuvre de la politique de la Société en matière de gestion documentaire & d'archivage en cohérence avec la politique GDA Safran
o Décliner les objectifs GDA Safran au niveau Société (Safran landing Systems).
o S'assurer du respect des différentes obligations légales et réglementaires en matière de GDA.
o Elaborer et tenir à jour les procédures opérationnelles.
o Concevoir les plans d'actions GDA, les déployer, en suivre la réalisation et les mettre à jour.
o Participer à l'analyse de risques du processus « Gérer et archiver les documents », et conduire le plan d'actions.
o Organiser et/ou accompagner toutes actions d'information, de sensibilisation et de formation en relation avec la GDA auprès du personnel concerné.
o Assurer un support et une activité de conseil et d'expertise auprès des processus métiers.
o Participer au réseau animé par la Fonction GDA Safran.
o Collaborer avec un réseau interne de partenaires (DSI, Risk Manager, Sûreté, Juridique, Qualité, etc.).
o Conduire la démarche de progrès de la GDA.

• Piloter la Fonction Gestion documentaire et Archivage des sites SLS.
o Mettre en place une organisation et animer un réseau GDA .
o Collecter et consolider les indicateurs GDA.
o Piloter les prestations externalisées pendant tout le cycle de sélection et de réalisation.

• Œuvrer à la mise à disposition des outils nécessaires à l'application des exigences de GDA
o Elaborer avec les processus métiers le Référentiel GDA Société.
o En cohérence avec les objectifs définis mener en partenariat avec la DSI, les projets informatiques nécessaires à l'application du processus et/ou déployer SAS (Safran Archiving Services) et les connecteurs associés.
o Participer à tout projet nécessitant de prendre en compte des obligations externes (lois, réglementation, contrat) et des besoins internes de GDA ; en particulier apporter un premier niveau de support sur la signature électronique.

• Contrôler le fonctionnement de la GDA conformément aux procédures en vigueur
o Contrôler les sous processus de GDA : versements d'archives, Conservation, archives, Mise à disposition, destruction.
o Réaliser des évaluations régulières du processus « Gérer et archiver les documents ».

• Assurer la gestion des archives patrimoniales.

Job Requirements

Connaissances :
• des outils informatiques de gestion électronique de documents, de système d'archivage électronique, d'outils collaboratifs ;
• des outils bureautiques.

Maîtrise :
• de l'archivistique
• des cadres législatifs, réglementaires et normatifs applicables au processus « Gérer et archiver les documents ».

Compétences transverses :
• organisation,
• communication,
• capacité d'analyse et de diagnostic.

Savoir-être :
• méthode, rigueur, autonomie, réserve
• capacité à convaincre,
• réactivité et proactivité,
• bon relationnel,
• capacité à travailler en équipe.

Specificity of the job

Des déplacements potentiels sont à prévoir en IDF notamment au siège du groupe (Martial - Valin).

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7, rue Général Valérie André 78140

Velizy

Ile de France France

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